A governança da informação pode ser definida como um tipo de abordagem sistêmica que visa gerir as informações da empresa por meio da implementação de controles, ferramentas, métricas e processos.

Isso torna-se especialmente valioso no momento em que vivemos, em que as companhias precisam coletar, armazenar e processar um alto volume de dados, que serão úteis não só para o seu funcionamento operacional, mas também para estabelecer estratégias que auxiliem o sucesso do negócio.

Saiba mais sobre os benefícios desse tipo de gestão e quais são as principais soluções utilizadas pelas empresas!

Por que implementar a governança da informação?

A governança da informação tem um objetivo básico: garantir aos funcionários dados de confiança e de fácil acesso. Essa garantia abrange três aspectos fundamentais no tratamento das informações:

• segurança;
• local de armazenamento;
• gerenciamento do banco de dados.

Muitas vezes, esses aspectos são tratados por equipes distintas, o que reduz a capacidade dos gestores de deterem uma visão global das informações que transitam no ambiente corporativo.

E aqui está a importância da governança. Por meio dessa centralização e padronização dos processos que norteiam o gerenciamento dos dados, a empesa é capaz de:

Proteger seus dados sigilosos

Muitos dos registros corporativos são sigilosos. Estamos falando aqui de contatos de clientes, fornecedores e colaboradores, documentos fiscais, estratégias de negócios etc.

O vazamento ou perda desses dados pode acarretar multas, retrabalho e exposição à concorrência dos planos estratégicos da empresa. Aplicar soluções de segurança a esses dados torna-se fundamental.

Agir com ética em suas relações

Garantir o sigilo das informações também é uma questão ética. Ao firmar contratos e coletar dados, a empresa assume a responsabilidade de cuidar dessas informações.

Conquistar vantagem competitiva

Quanto mais bem otimizada for a gestão das informações, mais ágeis e seguros serão os processos. Isso fará com que a empresa se destaque frente aos seus concorrentes.

Quais os prejuízos da não implementação?

Além das sanções legais que podem ser impostas a empresas que perdem dados de seus usuários e parceiros, a companhia deixa escapar um ativo valioso ao não implementar uma governança da informação de modo adequado — a informação.

Conforme afirma Joe Garber, vice-presidente da HP, 70% dos dados das organizações poderiam ser descartados e 90% das empresas não estão certas da eficácia dos métodos que utilizam para gerenciar as informações.

Isso significa que a esmagadora maioria dos gestores ainda não sabe com exatidão como aproveitar os dados em suas decisões estratégicas aos negócios — resultado da má gestão de dados.

E então, como implementar uma governança da informação eficaz? Quais as melhores soluções? Vejamos!

Como implementar?

A governança da informação engloba uma série de práticas e atitudes que transcendem à gestão de TI. Trata-se, na verdade, da definição de processos e metas que vão orientar o modo como a organização lidará com as informações que coleta, armazena e produz.

Estruture a informação

O primeiro passo é entender a informação, respondendo às seguintes perguntas:

• O que é?
• Quando foi criada ou processada?
• Onde está armazenada?
• Quem pode ter acesso a ela?
• Ela precisa ser retida ou pode ser descartada? Por quê?
• Como ela será armazenada de modo seguro?

Responsabilize

É necessário deixar claro que departamentos e colaboradores ficarão responsáveis pelas informações, em cada etapa do processo.

Definição de políticas de governança da informação

A organização precisa estabelecer regras claras para o gerenciamento dos dados. Isso abrange procedimentos de segurança, políticas de privacidade, compartilhamento, retenção e descarte.

Utilize ferramentas de gerenciamento de dados

Busque softwares e outros recursos tecnológicos para garantir o fácil gerenciamento das informações de modo ágil e seguro.

Por exemplo, as ferramentas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) garantem que você gerencie os arquivos gerados com maior eficiência, auxiliando na consulta, no armazenamento, no backup e na gestão dos processos de governança da informação como um todo.

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