O ECM — sigla em inglês para gestão de conteúdo empresarial — é uma solução tecnológica que permite a automação de processos, facilitando o controle de informações vitais para o seu negócio.

A maioria das empresas recorre a uma solução estratégica de ECM após identificar gargalos no processamento, acesso ou armazenamento de informações que são, geralmente, encontradas em documentos, e-mails, faturas, contratos etc.

Ao longo deste artigo, abordamos os benefícios que esse sistema traz para o seu negócio. Boa leitura!

Maior acompanhamento de informações

Uma solução de ECM dá, à sua empresa, a capacidade de acompanhar o ciclo de vida de documentos desde a criação até a destruição, de forma completamente segura. As informações são centralizadas, pesquisáveis e vinculadas automaticamente à conta apropriada.

Controle de diferentes versões de documentos

Com o ECM, a perda de dados importantes em sua empresa será, em breve, apenas a lembrança de um passado distante. Diferentes membros da sua equipe podem trabalhar em um mesmo documento simultaneamente, enquanto gravam anotações e comentários.

Às vezes, parece impossível encontrar o documento certo quando você mais precisa, não é mesmo? De repente, ninguém na equipe sabe responder onde o arquivo foi salvo ou quem o editou por último.

O ECM elimina o caos das pastas tradicionais organizando, com precisão, todos os seus conteúdos de negócios. Dessa forma, você não precisa se lembrar onde eles foram salvos ou qual é a versão certa.

Além disso, é possível utilizar versões salvas com carimbos de horário, no caso de você precisar reverter o documento para uma versão ou renderização anterior.

Otimização do atendimento ao cliente

Um sistema de ECM impede que a sua equipe perca tempo pesquisando documentos em vários locais, enquanto o processo fica paralisado, à espera de que os arquivos sejam localizados e entregues.

O acesso instantâneo oferece visibilidade em tempo real do status de solicitações e transações, bem como dá aos clientes a possibilidade de receber formulários completos e realizar pedidos on-line. Dessa forma, sua empresa obtém uma clara vantagem competitiva, ao agilizar drasticamente os processos.

Minimização de riscos

Suas políticas de segurança também podem ser facilmente aplicadas com a solução de ECM, pois o sistema é capaz de rastrear todos os documentos acessados e as atividades neles realizadas.

Isso ajuda na hora de criar relatórios e fazer auditorias com base nas informações arquivadas. Além disso, o ECM automatiza os tempos de retenção de arquivos e os requisitos de gerenciamento de registros.

Redução de custos operacionais

O ECM ainda auxilia sua empresa a eliminar custos relacionados à impressão, envio e armazenamento de papel, uma vez que todos os seus conteúdos de negócios passam a ser capturados digitalmente.

A captura digital proporciona acesso instantâneo a conteúdos e processos a partir de qualquer lugar, incluindo dispositivos móveis. Essa agilidade — quando associada à automação de processos decisórios previsíveis e à disponibilidade de ferramentas úteis para o gerenciamento de tarefas e atividades — garante aumentos significativos na produtividade da sua empresa, sem necessariamente, aumentar o número de membros de sua equipe.

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