​Falta de organização, perda de papéis importantes, tempo gasto desnecessariamente. Na rotina dos negócios, certos documentos são essenciais e devem estar à mão tão logo solicitados.

No post de hoje, apresentamos os 5 principais motivos para você contratar uma consultoria em gestão de documentos, para que você possa entender de vez qual a sua função, seus objetivos e vantagens. Confira!

Qual a importância da gestão de documentos?

A consultoria em gestão de documentos tem se mostrado no mundo empresarial como uma das ferramentas mais aptas a imprimir agilidade ao desempenho de tarefas, bem como a padronização, organização e otimização dos processos de trabalho.

Todo empresário que deseja modernizar sua atividade, aumentar a produtividade e, consequentemente, também os lucros, conta com o auxílio da tecnologia para organizar e guardar documentos.

Um gaveteiro cheio de papéis amarelados não atende à demanda atual de eficiência de empresas de todos os portes. Dessa forma, a gestão eletrônica de documentos tornou-se uma das melhores opções disponíveis no mercado, conferindo agilidade e segurança a todo o procedimento.

Por que contratar uma consultoria?

Conheça as 5 principais vantagens da consultoria em gestão de documentos e entenda porque ela é essencial para o desenvolvimento de qualquer negócio.

1. Olhar externo

Contratar uma empresa especializada em gestão de documentos permite que o empresário obtenha soluções personalizadas a partir de profissionais que entendem do assunto.

Um olhar externo quanto às falhas e problemas do negócio no que tange ao armazenamento de dados e papéis pode fazer toda a diferença para que a companhia organize-se melhor e obtenha resultados mais satisfatórios.

2. Mais organização para a empresa

A consultoria e implantação de gestão eletrônica de documentos faz com que eles estejam sempre a um clique de distância, sendo acessados facilmente por meio de plataformas móveis com acesso à internet. Softwares online permitem que o backup dos dados seja feito com maior tranquilidade.

Ao escolher sua consultoria, certifique-se de que ela possua um sistema personalizável e, preferencialmente, com dashboards e controle de permissões de uso. Assim, é possível definir e fiscalizar quem tem acesso e efetivamente utiliza o programa.

3. Processos bem definidos com começo, meio e fim

A organização dos dados possibilitada pelo sistema fornecido pela consultoria em gestão de documentos permite que todo o caminho por eles percorrido e o workflow sejam acompanhados de perto, sendo possível monitorar o início, meio e fim.

Além disso, escolha uma plataforma que permita a gestão dos dados da organização e que possibilite arquivar, consultar e editar os documentos gerados e consumidos durante os processos com segurança.

4. Foco em resultados

O foco em resultados é mais um dos benefícios que tornam a consultoria em gestão de documentos extremamente atraente. O sistema utilizado pode diagnosticar se os processos da empresa são eficazes e, também, os pontos que podem ser melhorados.

Assim, o foco da consultoria é sempre atingir um resultado pactuado com o empresário, o que possibilita que ele utilize seu tempo para o pleno desempenho de suas tarefas e apenas discuta resultados com a empresa contratada.

5. Economia de matéria-prima

Por fim, a implementação de um sistema que possibilite a gestão eletrônica de documentos faz com que o uso de papel e similares caia drasticamente e, se ele ainda for necessário, o usuário pode optar por imprimir apenas determinadas folhas.

A economia de matéria-prima se traduz em economia para empresa e, consequentemente, aumento da lucratividade da companhia.

E agora, entendeu a importância da contratação de uma consultoria em gestão de documentos? Baixe o nosso e-book "Tudo que você precisa saber sobre gestão eletrônica de documentos" e aprenda mais sobre o tema!