Utilizar um software de gestão eletrônica (ECM, acrônimo do termo inglês Enterprise Content Management) pode promover muitas melhorias em aspectos organizacionais, o que propriamente já  torna os processos muito mais rápidos e fáceis, mas suas vantagens vão muito além disso!

Mas, antes de tudo, o que são softwares de gestão? Resposta: são sistemas executados em nuvem (cloud computing), desenvolvidos para organização e gestão de documentos, de forma a converter os papeis em diversos formatos (.pdf, .jpg, .xml, .doc, entre outros) compatíveis com todo e qualquer dispositivo (PCs, smartphones, tablets, ipads, etc.).

Agora que você já sabe o que é um software de ECM, que tal conhecer as 5 maiores vantagens em contar com essa tecnologia em sua empresa? Basta continuar acompanhando o nosso post!

1. Facilidade para armazenamento e manipulação de documentos

Quando a rotina exige a constante manipulação de documentos e troca de informações, como acontece nos departamentos de Recursos Humanos e Jurídico, o software de gestão é capaz de otimizar a produtividade como um todo.

Como a busca é feita em ambiente web — através de palavras-chave ou conteúdo do documento —, os colaboradores podem localizar determinados documentos instantaneamente, podendo disponibilizá-los em formato impresso ou compartilhar o arquivo em uma das extensões disponíveis no programa.

O armazenamento, por sua vez, pode ser feito de duas formas: com papéis digitalizados ou uma versão eletrônica já convertida em algum formato — como em PDF, por exemplo. Ambas as formas de envio são feitas diretamente em sistema, onde o arquivo fica prontamente disponível para consulta.

2. Redução na quantidade de papel

Com todos os arquivos podendo ser visualizados em formato digital, é natural que o primeiro impacto de economia seja a redução no uso de papéis — acrescentando à empresa uma responsabilidade com o meio ambiente.

A redução de papel implica em menor número de impressões, cortando custos que envolvem compra de folhas, recarregamento/compra de cartuchos de impressora, e, até mesmo, com sacos de lixo.

3.  Segurança da Informação

Empresas que não utilizam de um bom software de gestão estão sujeitas a muitos riscos. Vamos supor que o escritório de advocacia de Joana só trabalhe com papéis, que ficam armazenados em armários e gavetas, podemos destacar que os documentos estarão sempre vulneráveis ao que se diz respeito à integridade e segurança.

Por outro lado, caso Joana armazene  documentos importantes em um computador e os trate como arquivos comuns, as chances dos mesmos serem perdidos ou violados é muito grande. Afinal, diferentemente dos sistemas de gestão — cujo armazenamento é feito em núvem, com toda a segurança de data centers —, computadores convencionais são um alvo muito fácil para invasores.

4. Economia de espaço físico

Imagine o que significa substituir arquivos, caixas, pastas e pilhas de documentos por um computador, notebook ou até mesmo um smartphone? Dependendo da situação que a empresa vive, isso pode significar otimizar o espaço para o que for necessário, migrar para um espaço menor e economizar no aluguel, etc.

5. Fácil acesso aos documentos

O único requisito para acessar o sistema — além da autorização para logar, é claro — é que se tenha acesso à internet. Sendo assim, caso aquela mesma Joana compareça a uma audiência e dê falta de um documento muito importante, ela poderá acessá-lo de onde estiver, pelo próprio smartphone, e utilizar a impressora mais próxima!

Agora que você já conhece os benefícios de um bom software de gestão, conte-nos quais dessas vantagens seriam mais úteis para a sua empresa — deixe o seu comentário!