A tecnologia trouxe uma série de vantagens para a sociedade, principalmente nos âmbitos profissional e comercial. Essa praticidade fica muito clara quando pensamos na internet, nos computadores e smartphones, que facilitam as nossas vidas todos os dias.

O arquivamento de documentos por meio digital é um exemplo disso para as empresas. Mas, será que os documentos digitais têm validade jurídica? Esta é uma preocupação relevante e é sobre isso que vamos falar neste artigo. Confira!

Qual é a validade jurídica dos documentos digitais?

Questão controversa e muito discutida no Direito, a validade dos documentos digitais foi estabelecida pelo ordenamento jurídico nacional a partir da Medida Provisória 2.200, de 24 de agosto de 2001.

Nessa MP, estão elencados todos os documentos considerados válidos pelo Direito Brasileiro, desde que passem por uma certificação digital desenvolvida por técnicas de criptografia, do ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

De acordo com a legislação, essas técnicas poderão ser adotadas conforme o padrão internacional de criptografia, a fim de conferir mais integridade aos documentos digitais.

A integridade legal poderá ser confirmada por login e senha do autor do documento, do titular da assinatura ou até mesmo de um dispositivo eletrônico de verificação digital, como um cartão ou token.

Cabe aqui ressaltar que a Medida Provisória 2.200 continua em vigor, a partir da redação do art. 2º, da Emenda Constitucional nº 32, de 11 de setembro de 2001. E é importante lembrar também que os dispositivos legais trazidos por ela tratam mais especificamente dos contratos assinados digitalmente, mas a sua interpretação se estende a outros arquivos eletrônicos que tenham validade perante o Direito.

Prova disso é a previsão do artigo 369, do novo Código de Processo Civil Brasileiro, que determina que “as partes têm o direito de empregar todos os meios legais, bem como os normalmente legítimos, ainda que não especificados neste Código, para provar a verdade dos fatos em que se funda o pedido ou a defesa e influir eficazmente na convicção do juiz.”.

Assim, ainda que o documento não tenha respaldo na MP 2.200 e desde que o documento com certificação digital esteja de acordo com o ordenamento e criptografado segundo o ICP-Brasil, ele terá validade jurídica.

Como interpretar a Lei 12.682?

O projeto que deu origem à Lei 12.682/2012 tinha como premissa básica a equiparação de documentos digitais com os seus respectivos originais. Dessa forma, o anseio dos redatores da lei era que os documentos físicos originais pudessem ser descartados quando da certificação digital de seus correspondentes eletrônicos.

No entanto, os artigos que determinam essa validade jurídica foram vetados pela Presidência da República. Isso significa que a Lei 12.682, ainda que tenha sido promulgada, não atingiu o seu principal objetivo e apenas regulamentou o que já estava previsto em nosso ordenamento jurídico em relação aos documentos assinados digitalmente — que já explicamos acima.

Quais cuidados são necessários com os certificados digitais?

A princípio, é preciso ressaltar que os certificados digitais simbolizam a identidade da pessoa no mundo virtual. Dessa forma, é necessário a tomada de alguns cuidados para se evitar que outra pessoa possa realizar contratos e/ou negócios e fechar transações bancárias em nome do titular do certificado.

Então, confira agora alguns cuidados para a utilização de um certificado digital:

• a senha para poder acessar a chave privada e a própria chave privada não podem ser compartilhadas;
• se o computador no qual foi criado o par de chaves criptográficas for compartilhado com vários usuários, não é aconselhável o armazenamento da chave privada no disco rígido. Isso porque todas as pessoas terão livre acesso a ela, sendo mais viável o armazenamento em outras ferramentas, como pen drive, smart card ou token;
• caso a chave privada esteja acondicionada no disco rígido de determinado computador, deve-se protegê-lo de acesso não permitido, mantendo-o em um local seguro. Jamais deixe a sala aberta quando sair. Use também um protetor de tela com senha. Tome bastante cuidado com os vírus de computador, haja vista que eles podem causar algum dano à sua chave privada;
• se o software de geração do par de chaves permitir a opção entre possuir ou não uma senha para salvaguardar a chave privada, é aconselhável adotar o acesso por meio de senha. Não utilizar uma senha quer dizer que qualquer usuário que tiver acesso ao computador pode se passar pelo titular da chave privada, movimentando contas bancárias e assinando contratos. Enfim, é bem mais simples usar uma senha do que proteger um computador fisicamente;
• opte por uma senha extensa, inserindo letras e números, já que existem programas com o objetivo de desvendar senhas. É preciso evitar o uso de informações pessoais como datas de aniversários, nome de cônjuge ou de filhos, endereços, telefones ou outras unidades relacionadas com a própria pessoa. A senha jamais deve ser anotada, sendo o mais viável a sua memorização.

O que é microfilmagem?

Apesar dos vetos da Lei 12.682, há uma possibilidade legalmente aceita para armazenamento de documentos digitais e descarte dos originais.

A Lei 5.433/1996 dispõe a respeito da microfilmagem, que é um tipo de serviço de armazenamento e preservação de documentos e informações. Na microfilmagem, são captadas imagens da documentação por um processo fotográfico. O ponto que a difere dos demais tipos de digitalizações e fotografias é a criação de uma imagem analógica, o que impede que o microfilme seja afetado pela desatualização dos recursos digitais.

Além disso, a microfilmagem reduz o espaço físico dos arquivos nas empresas e, consequentemente, o consumo de papel; possui certificação de qualidade; facilita a busca e a organização dos documentos; dificulta a falsificação; gera imagens com um alto padrão de qualidade; dentre outras vantagens.

A assinatura escaneada não tem validade jurídica

Com a digitalização dos documentos, tornou-se fato comum escanear a assinatura para aplicar em documentos diversos e enviar por e-mail ou por outros recursos digitais. A assinatura digitalizada pode ficar guardada em uma pasta e ser adicionada sempre que for necessária.

Essa é uma forma prática de fazer negócios à distância, seja aplicando a assinatura escaneada, seja imprimindo o documento, assinando in loco e, depois, escaneando o documento assinado para enviá-lo.

Alguns softwares leitores de PDF oferecem até a opção de assinar, seja criando uma assinatura específica, seja adicionando um arquivo com a assinatura escaneada.

Apesar de toda a praticidade e do custo zero, essa assinatura não tem validade jurídica. Não existe segurança e não pode ser usada como prova em tribunais jurídicos. Ao contrário da autêntica assinatura digital, que confere segurança aos documentos e é aceita em tribunais, sendo resguardada pela lei.

Até assinaturas de próprio punho, se forem reproduzidas em fotocópias, não são aceitas pelos tribunais, como mostra o caso ocorrido no Rio Grande do Sul.

Os profissionais, especialmente os que atuam na área jurídica (advogados, promotores, juízes), precisam ter sua própria assinatura digital, reconhecida juridicamente, para enviar seus documentos digitais. Contudo, isso não significa que outros profissionais não devam fazer uso de uma assinatura digital. Inclusive os gestores de empresas, que estão sempre envolvidos com negociações e contratos e podem fazer isso à distância, desde que recorram a recursos seguros e confiáveis.

Quais as vantagens dos documentos digitais?

Facilidade de acesso com pouco deslocamento

Os documentos físicos, muitas vezes, são bastante mal organizados. Quando isso acontece, existe a dificuldade em encontrá-los e, ainda assim, se for organizado, demora algum tempo.

No entanto, se o arquivo for digital, por meio de uma pesquisa é possível achá-los em segundos e sem necessidade de algum deslocamento como os físicos. Em qualquer computador, celular, tablet ou outro dispositivo é possível ter acesso.

Perda de informações por causa de extravios ou por força da natureza

Cada documento possui sua importância, no entanto, quando falamos nos que têm informações importantes e confidenciais, existe o risco de ocorrer extravio ou perda devido ao mau armazenamento. Deste modo, é importante que eles sejam armazenados digitalmente e sempre criptografados, o que também garante segurança contra acessos indevidos.

Problemas nos equipamentos que armazenam documentos digitais também podem ocorrer. Contudo, esse risco pode ser evitado por meio de backups diários. Todo mecanismo tecnológico está sujeito a problemas. Então, é necessário assegurar que as informações fiquem seguras, independentemente de acontecer falhas.

Despesas e custos com materiais e com redução de impressões

Destaca-se os benefícios financeiros e ambientais que empreendimentos obterão ao não imprimirem tantas folhas, como também despesas de tempo que funcionários ficam arquivando e localizando documentos.

Há também vantagens ambientais, pois a matéria-prima que cria o papel pode ser preservada. Um eucalipto, que é mais utilizado para fazer uma folha, pode demorar em torno de 15 anos para crescer.

Segurança de workflow

O workflow é muito importante dentro de uma empresa. Sem ele, fica mais complicado controlar com eficiência todas as etapas. Os documentos digitais aumentam essa segurança, pois possibilitam a realização das etapas de maneira bem definida, em uma sequência simples e eficiente.

Para exemplificar, leve em conta o processo de emissão de nota fiscal. Com o certificado digital apropriado para essa emissão, fica garantido que as informações são confiáveis, conferindo validade jurídica à operação como um todo e evitando a necessidade de realizar identificação etapa a etapa.

As notas fiscais são emitidas adequadamente para um software de gerenciamento, o qual confirma se elas foram ou não foram aprovadas — isso facilita bastante o trabalho de contabilidade, quando forem elaboradas as declarações. A mobilidade, da qual já falamos mais acima, também facilita o workflow.

Evolução tecnológica de processos

A utilização de documentos digitais está totalmente relacionada à evolução tecnológica de processos. Para usar adequadamente esses documentos, é necessário desenvolver uma estrutura que se inicia com a aquisição de um software e de um certificado digital até o treinamento à mudança na forma como se percebe a efetivação dos processos.

Quando a empresa nota os benefícios dos documentos digitais, a tendência é que o gestor deseje automatizar e digitalizar outras etapas do negócio, favorecendo uma evolução tecnológica mais ampla e mais sólida.

A utilização desses documentos contribui para o aumento da produtividade e otimiza a segurança, além de agilizar a evolução tecnológica da empresa, permitindo que ela alcance resultados cada vez mais satisfatórios e lucrativos.

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