A organização é fator determinante para o sucesso de um negócio: ter controle sob os procedimentos e documentos é essencial para que as atividades ocorram com fluidez e efetividade.

É sempre possível, porém, otimizar a gestão de documentos de uma organização e obter o melhor resultado possível nesse aspecto. Quer saber como e garantir mais rentabilidade para a sua empresa? Acompanhe!

A importância de fazer a gestão de documentos

Em uma empresa, os documentos chegam por todos os lados: todo colaborador necessariamente precisa utilizar-se de documentos dos outros funcionários, ao mesmo tempo em que cria seus próprios papéis, que também podem vir a ser úteis para os demais.

Passamos a era do gaveteiro e dos arquivos de papel. A modernidade exige sustentabilidade e eficiência. Companhias que não se atualizam perdem competitividade no mercado. Por isso, algumas práticas são essenciais para a boa gestão de documentos.

Como otimizar a gestão de documentos

1. Separe seus documentos de acordo com o uso

O primeiro passo na otimização da gestão de documentos é classificá-los e separá-los de acordo com seu uso. É indicada a criação de ao menos três categorias:

• aqueles que devem ser guardados em sua forma física, como contratos e documentos similares que estejam assinados;

• aqueles que podem ser guardados em meios eletrônicos, a exemplo de fichas cadastrais;

• cópias de documentos que não precisam ser guardadas, uma vez digitalizadas ou utilizadas.

​Caso entenda ser necessária a criação de mais etiquetas para os documentos, não hesite em fazê-lo. Tal categorização permite que eles sejam mais facilmente identificados, salvando tempo para o funcionário que deles precisar.

2. Organize a guarda física dos documentos

Se não há como se livrar de absolutamente todos os papéis da empresa, ao menos você deve organizá-los propriamente para tê-los à mão assim que se fizer necessário. Centralize os documentos em apenas um local e não deixe-os espalhados em diversas mesas em que possam ficar mal acondicionados.

Crie um método para sumarizar as pastas em que arquivá-los: por assunto, nome ou data. Se ainda assim eles somarem uma quantidade grande, vale a pena fazer com que apenas uma pessoa tenha acesso a eles, sendo responsável por eventuais consultas ou novos armazenamentos.

3. Organize seus arquivos eletronicamente

Digitalize tudo, inclusive aquilo que ainda precisará ficar arquivado fisicamente. Você ganhará, além de uma cópia extra, maior velocidade e comodidade ao realizar buscas.

O ideal é utilizar um software especializado na gestão de processos e documentos, preferencialmente com dashboards para facilitar sua visualização de forma segura e rápida. Desta forma, você terá um backup dos papéis da empresa sempre à mão e não corre o risco de perder informações importantes.

4. Elimine o papel

Manter os arquivos em papel significa prejuízo para a companhia e para o meio ambiente. Ao realizar a gestão virtualmente, você poupará valores e desocupará espaços que podem ser utilizados para outras atividades.

No caso de documentos fiscais, entretanto, não se esqueça da regra da temporalidade: eles devem ser guardados por certo tempo (de acordo com o que dita a lei) e só depois podem ser descartados.

E agora, aprendeu como melhorar a gestão de documentos na sua empresa? Entre em contato conosco e saiba como a atuação de profissionais de qualidade pode auxiliar o crescimento do seu negócio!