Gestão de contratos é a administração eficaz de todas variáveis envolvidas nesse tipo de documento, que vão desde de datas e condições até clareza de termos e garantias. É um tipo especializado de gestão de documentos, que exige técnicas e procedimentos de organização bem específicos.

Essa é mais uma das muitas responsabilidades dentro de uma empresa e é dever de um bom gestor garantir que a gestão de contratos seja implementada de forma organizada e correta. As consequências do desleixo com uma tarefa tão importante são dramáticas e imprevisíveis: em boa parte dos negócios, o cumprimento e atenção aos contratos são pontos essenciais.

Para entender melhor sobre o assunto e aprender como implementar a gestão de contratos, continue a leitura!

Implementando a gestão de contratos

A gestão contratual começa desde a fase pré-contratual, quando cláusulas e condições estão sendo acertadas; passa pela fase contratual propriamente dita, quando os termos do documento estão em vigência ou execução; e termina na fase pós-contratual, após a execução ou encerramento do contrato.

Portanto, o trabalho começa ao garantir que o contrato seja bem escrito e o mais claro possível. Além disso, o gestor deve assegurar que os termos acertados podem ser cumpridos pela empresa. Na fase pré-contratual também é decisivo deixar claras as garantias, multas e penalidades pela quebra do contrato.

Monitoramento e organização

Na fase contratual, é importantíssimo que o documento seja monitorado para garantir que nenhuma das partes está quebrando o acordo e também para saber quando as condições deste mudam ou podem ser flexibilizadas. É um trabalho que poderia ser intenso e confuso, mas com uma organização rigorosa tudo fica mais fácil.

Por isso, é preciso organizar os documentos de maneira que possam ser acessados regularmente e quando necessário. Uma dica importante aqui é digitalizar e usar softwares de gestão de documentos. Eles permitem, por exemplo, que um mesmo contrato seja localizado pela data de vencimento ou pelo tema.

Organizando em papéis e gabinetes de aço, só é possível usar um critério de priorização, que nem sempre é o mesmo para todos tipos de documento.

Automatizando o processo

O monitoramento também fica mais confiável quando um software é usado para, por exemplo, enviar alertas por e-mail para vigência e períodos de reajustes. Na verdade, como qualquer tipo de gestão de documentos e processos, a gestão de contratos fica imensamente mais ágil, prática e confiável quando é bem organizada e monitorada, preferencialmente com o uso de um software adequado que automatize boa parte do trabalho e garanta um resultado mais eficiente.

Reduzir o uso de papel na sua empresa tem uma série de vantagens e benefícios, na maior das vezes, um documento digital é mais útil, seguro e ágil.

Portanto, aumentar controle e automação da gestão de contratos com um software não só alivia muitas dores de cabeça do gestor, como faz com que todo processo seja mais confiável. Mesmo com uma rotina bem disciplinada de monitoramento, são muitas as variáveis que aumentam o risco quando esse trabalho é feito manualmente.

Agora que você já sabe a importância da gestão de contratos e como implementá-la na sua empresa, assine a nossa newsletter para ficar por dentro dos melhores conteúdos de produtividade e conhecimento!