A velocidade das ações na era digital exige grande dinamismo nas relações de trabalho — seja entre empresas e clientes ou entre colaboradores de uma mesma organização. Nesse contexto, entender o que é workflow se mostra indispensável.

Para que os processos de trabalho de uma organização funcionem de maneira satisfatória no cenário atual, atendendo às exigências do mercado, é preciso planejar e investir em sistemas que garantam que o fluxo das tarefas seja otimizado todos os dias. Isso evita a perda do controle das ações desenvolvidas pela empresa.

No post de hoje, vamos explicar o que é workflow, como planejá-lo em sua empresa e qual o impacto que isso trará para o seu negócio. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Afinal, o que é workflow?

Traduzido do inglês como “fluxo de trabalho”, workflow pode ser definido como um sistema de organização de ações que dependem da contribuição de várias pessoas, ou setores, para serem realizadas em sua totalidade e com eficiência — por meio de uma padronização e de regras definidas previamente para determinados procedimentos.

No mundo dos negócios, isso compreende a produção e troca de ordens de serviços, documentos e informações necessárias ao desenvolvimento das ações diárias de uma empresa de forma automatizada — e com suporte da tecnologia da informação.

Como esses sistemas funcionam?

O workflow tornou-se o grande aliado das organizações que desejam otimizar seus processos. Ele permite agilizar ações dentro do negócio para ganhar mais produtividade a cada dia.

Dependendo do tipo de atividades que uma organização desempenha, um sistema de gerenciamento do workflow é colocado em prática para automatizar os processos que dependem de desenvolvimento controlado e colaborativo.

Nesse sistema, regras como tempo de execução, profissionais e setores responsáveis em cada etapa e documentos que devem ser geridos são definidos e seguem um fluxo automático, o que garante a execução de cada etapa — sem perdas e com total acesso ao status do processo.

Um bom exemplo seria a rotina de uma empresa de suporte em TI, considerando as seguintes etapas:

1. um cliente entra em contato e requisita uma visita para análise de um problema técnico em sua rede corporativa;
2. o atendimento registra os dados do cliente e cria uma ordem de serviço;
3. a ordem é repassada ao colaborador da empresa de suporte que tiver espaço em sua agenda, o mais breve possível.
4. esse profissional é então notificado e faz a visita à empresa.

Qualquer solicitação desse técnico, em campo, pode ser enviada ao atendimento por meio daquele registro individual da ordem de serviço, sem perda de tempo com detalhamentos sobre o cliente.

Ao fim do processo, o resultado do serviço volta para o atendimento, que pode executar a cobrança e realizar qualquer ação de pós-venda.

Quais as vantagens desse sistema?

Ter um gerenciamento automatizado do workflow permite a qualquer empresa ter controle sobre vários processos simultaneamente, por meio de uma plataforma online, por exemplo. Isso dá aos colaboradores acesso às informações que são importantes e dá aos clientes a possibilidade de acompanhar o andamento de uma ordem de serviço.

Ao reunir informações em um ambiente controlado, planejando todas as ações do dia a dia da empresa, é possível melhorar a comunicação e a delegação de tarefas entre setores.

Assim, cada profissional possuirá autonomia para desenvolver seu trabalho, o que, certamente, diminuirá o tempo gasto em todo o processo e aumentar a produtividade.

Quais os tipos de workflow disponíveis?

O tempo de suas ações no fluxo de trabalho dependerá do tipo de workflow que você selecionar. Existem três tipos principais, sendo:

Workflow de produção

Primeiro vem o workflow de produção, geralmente baseado em um fluxo de um passo para o próximo, sempre avançando, onde cada passo depende da conclusão das atividades na etapa anterior.

Você pode pensar neste fluxo de trabalho como um sistema de conexão dos pontos: você deve seguir os números corretamente, um após o outro, para completar o quadro geral.

Os fluxos de trabalho sequenciais são muitas vezes para gerenciar os processos de vendas de produtos e serviços porque os passos permanecem os mesmos, sem atividades que vão de um lado a outro.

Workflow ad hoc

Em seguida, vem o ad hoc workflow, que avança de estado para estado. Esse tipo de fluxo de trabalho é um pouco mais complicado e muitas vezes retorna aos pontos anteriores, quando necessário.

Esse modelo pode ser comparado com a resolução de um quebra-cabeças, na qual você está constantemente colocando peças importantes para concluir um projeto. Ele é frequentemente usado quando há elementos criativos no processo ou produtos e serviços que exigem revisão adicional, com insights de clientes e gerenciamento.

Workflow administrativo

Por último, mas não menos importante, há o fluxo de trabalho orientado por regras, ou Administrativo, que é uma mistura dos outros dois fluxos. Ou seja, ele é executado com base em um fluxo de trabalho sequencial com regras que ditarão o progresso do workflow como um todo.

Isso pode ser comparado a seguir um plano para criar uma estrutura completa. Os fluxos de trabalho administrativos são muito úteis quando se trabalha em uma variedade de projetos com metas claras, mas níveis variáveis ​​de especificações.

Como decidir qual o fluxo de trabalho certo?

Com essas opções, como você sabe quando escolher um fluxo de trabalho de produção, ad hoc ou administrativo?

A boa notícia é que você pode definir fluxos de trabalho diferentes para diferentes processos (para que você não esteja preso com algo que não funcione), mas saber qual deles será o mais eficiente para um determinado processo dependerá de alguns fatores, incluindo:

• a complexidade das tarefas: é uma questão de carregar um arquivo para um servidor e notificar outro membro da equipe, ou a tarefa requer uma série de aprovações antes que possa ser finalizada?
• a eficiência da sua equipe: quantos erros você pode esperar de sua equipe? Eles são propensos a esquecer de carregar um arquivo ou demorar demais para aprovar uma tarefa?
• a linha do tempo das etapas: você precisa de coisas feitas o mais rápido possível ou você está mais preocupado com as coisas aprovadas e concluídas da maneira correta? Certas tarefas precisam ser concluídas antes de outras ou podem ser realizadas em qualquer ordem?

Agora que você sabe tudo sobre esses diferentes tipos de fluxo de trabalho, você está bem equipado para determinar qual é o ideal para o seu negócio e escolher o workflow que é certo para você!

Como implementar o workflow na minha empresa?

Para a implementação da automação de processos em uma organização, é preciso fazer, em primeiro lugar, uma análise profunda dos processos desenvolvidos pela empresa. Cada ação que seja passível de automação deverá ser analisada para que se possa definir o melhor sistema para o gerenciamento do empreendimento.

Para otimizar o processo de implementação, é possível contratar uma empresa que ofereça todo um programa de análise de processos organizacionais e, claro, disponibilize as ferramentas necessárias à automação, como é o caso da plataforma Organizer, da ZPT Digital.

Se você se interessou pela tecnologia e quer saber ainda mais sobre o que é workflow e como implementá-lo em sua empresa, conte com as informações do nosso e-book: "Guia definitivo para otimizar o processo de trabalho com workflow".