Qual empresa não sonha em ter processos que apresentem mais fluidez e nenhum gargalo? O problema é que, mesmo com a oferta de novas tecnologias no mercado e de profissionais cada vez mais qualificados, as corporações ainda enfrentam grandes desafios na hora de identificar e eliminar gargalos de produção.

Essas situações acontecem quando sua empresa tem alguma etapa do processo mais lenta que as demais.

Para entender melhor, imagine uma empresa com várias fases em seu processo de produção. Todas elas funcionam em conjunto, uma dependendo da outra e em determinada velocidade. Porém, em certa etapa, a atividade diminui, o que interfere no processo como um todo e traz efeitos negativos para sua cadeia produtiva.

Em algum momento lá na frente isso provavelmente causará um problema, certo? Por isso, um dos objetivos de qualquer organização é eliminar gargalos de produção e conseguir reduzir custos de operação. Quer saber como? Continue a leitura!

Faça um mapeamento dos processos

Praticamente todo processo pode apresentar um gargalo, ou gap. Porém, nem todos são necessariamente problemáticos e causam impacto negativo no negócio. Assim, antes de sair resolvendo problemas, é preciso fazer um mapeamento de todos os seus processos.

Identifique todos os gargalos de produção e classifique aqueles que estão criando obstáculos e gerando atrasos na execução das tarefas. Pense em todos os seus processos, desde a compra de matéria-prima até a venda do produto final, preocupando-se em medir quais são as etapas mais lentas e verificar como elas podem ser melhoradas.

Realize um brainstorm com suas equipes

Apenas identificar os gargalos não é suficiente, é preciso listar todos eles e descobrir qual é o gatilho de cada um, ou seja, o que desencadeia o problema. Para fazer isso, uma boa dica é realizar um brainstorm com as equipes responsáveis por cada um dos seus processos.

Além de facilitar sua vida, as ideias de quem realiza as atividades diariamente podem trazer uma visão mais assertiva dos motivos que causam os problemas e de como resolvê-los.

Elabore um plano de ação contra os gargalos de produção

Depois de listar os problemas e compreender a origem deles, o passo seguinte é elaborar um plano de ação que aponte quais são as mudanças necessárias para eliminar as falhas. Lembre-se de que cada gargalo precisa ter uma solução específica.

Por isso, concentre-se na resolução de um por um, garantindo que as demais etapas do processo produtivo não sejam afetadas.

Monitore seus resultados

De nada adianta mapear seus processos, identificar os gargalos de produção e eliminá-los se você não construir uma maneira de monitorar constantemente suas atividades para que os problemas não voltem a ocorrer.

É essencial monitorar as ações em cada etapa e avaliar se os resultados continuam sendo satisfatórios. Uma boa dica é utilizar o ciclo PDCA para melhorar seu nível de gestão, por meio de um controle eficiente dos processos e atividades.

O uso de indicadores para mensurar os resultados é otimizado com a tecnologia. Os recursos digitais permitem calcular e comparar dados com mais precisão, de modo que o gestor terá uma ideia mais realista do desempenho de seus funcionários e dos equipamentos.

Além disso, monitorar seus indicadores por meio do BAM (Business Activity Monitoring) é essencial para ter respostas em tempo real e criar indicadores com base em métricas pré-definidas.

Use a tecnologia de softwares

A tecnologia deve ser aliada na hora de reduzir custos e eliminar problemas no processo produtivo, e hoje é possível contar com inúmeras soluções desse tipo.

Softwares de gestão, como ERPs e organizadores de documentos, facilitam e otimizam os processos na empresa, além de contarem com um ROI (Return on Investment) alto, garantindo o retorno dos seus investimentos.

Adotar um software de workflow também pode facilitar o gerenciamento dos seus processos, notificando os participantes quando uma etapa for concluída e disponibilizando as informações necessárias para a execução das atividades seguintes.

Os gargalos de produção geram gastos desnecessários, por isso precisam ser identificados e resolvidos o quanto antes, eliminando custos e otimizando os lucros da organização.

Aproveite os aplicativos de todos os tipos

Existem aplicativos que permitem a comunicação entre os funcionários e seus líderes em tempo real. Isso contribui para tornar mais veloz, por exemplo, a transmissão de ordens de pedidos de materiais, evitando deslocamentos dentro e fora da própria empresa.

Quando a comunicação é aprimorada com a ajuda de recursos tecnológicos (até o próprio celular e aplicativos como WhatsApp), a tendência é que a produção melhore o fluxo de trabalho, realizando mais em menos tempo e sem prejuízo da qualidade.

Use a tecnologia 3D

A tecnologia 3D é outro exemplo de como a produção pode se desenvolver dentro da empresa. A visualização em 3D oferece um cenário mais realista de todos os processos, o que facilita a análise minuciosa — por menos perceptíveis que sejam os gargalos, eles acabam se tornando mais evidentes por meio de recursos 3D.

O 3D pode ajudar, inclusive, a identificar atividades desnecessárias, que não agregam valor aos serviços e só representam custos extras.

Adote processos alternativos

Há situações em que a ordem das tarefas pode ser alterada sem que isso implique em perda de qualidade dos serviços e produtos. Apesar de o ciclo de produção necessitar de um desenvolvimento linear, talvez seja possível romper temporariamente ou definitivamente essa linearidade, definindo uma nova ordem das coisas — desde que efetivamente contribua para otimizar a produção, eliminando gargalos, especialmente aqueles que provocam mais desperdícios e gastos.

Convém verificar se as operações que apresentam gargalos não podem passar por uma alteração de sequência. Talvez, essas operações possam se realizar de forma fracionada ou de forma paralela umas com as outras. Em alguns casos, trabalhar com duas linhas de produção simultaneamente pode ser uma boa solução.

Simule o fluxo de trabalho e desenvolva uma pré-montagem

A simulação do fluxo de trabalho pode ser feita por meio de recursos tecnológicos que possibilitem a criação de um protótipo ou uma versão piloto desse fluxo. Isso facilita a realização de testes, antecipando-se à fase de produção.

Na busca pela redução de gastos, uma boa ideia é dividir o processo mais importante em etapas que possam ser efetuadas com antecedência. Dessa forma, também se obtêm resultados mais rápidos. Nos processos industriais, essa estratégia recebe a denominação de pré-montagem.

Na verdade, a pré-montagem pode ser utilizada tanto em fábricas como na prestação de serviços. É preciso avaliar qual etapa deve ser encerrada para dar início à próxima, quais etapas podem ser realizadas com eficiência de forma simultânea e assim por diante.

Para fazer essa avaliação com êxito, vale a pena conhecer certos termos, como término-início (TI), início-início (II), início-término (IT) e término-término (TT).

Roteie os documentos

O roteamento de documentos consiste na transferência de arquivos sobre o fluxo de trabalho para que todos os envolvidos tenham acesso a ele.

Assim, os documentos são incorporados ao sistema, que vai anexando esses arquivos e passando adiante, permitindo que os funcionários tenham acesso individual a eles e possam fazer seus comentários.

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