Qual empresa não sonha em possuir processos que apresentem mais fluidez e nenhum gargalo? O problema é que, mesmo com a oferta de novas tecnologias no mercado e de profissionais cada vez mais qualificados, as corporações ainda enfrentam grandes desafios na hora de identificar e eliminar gargalos produtivos.

Gargalos de produção acontecem quando sua empresa tem uma etapa do processo mais lenta que outra. Para entender melhor, imagine uma empresa com várias etapas em seu processo de produção.

Todas elas funcionam em conjunto, uma dependendo da outra e em determinada velocidade. Porém, em certa fase, a atividade diminui, o que interfere no processo como um todo e traz efeitos negativos para sua cadeia produtiva. Em algum momento lá na frente isso causará um problema, certo?

Por isso, um dos objetivos de qualquer organização é eliminar gargalos nos seus processos e conseguir reduzir custos de operação. Quer saber como? Continue lendo!

As possíveis causas da geração de gargalos

Existem diversos motivos possíveis para gerar um gargalo, que podem ser reunidos nos seguintes aspectos:

• fatores operacionais: tempo de substituição de peças, ferramentas de baixa qualidade, máquinas defasadas ou avariadas, etc;
• fatores humanos: mão de obra desqualificada e ausência de motivação;
• fatores externos: relacionamento instável com fornecedores, regulamentações governamentais e ações sindicais;
• instalações da empresa: localização inadequada para transporte e layout ineficiente.

Podemos observar que, dependendo da natureza do gargalo, a solução poderá envolver a otimização de aspectos produtivos, a melhoria da infraestrutura utilizada ou o aperfeiçoamento da gestão de processos.

A dificuldade de resolver tais problemas varia muito por causa de alguns motivos, conheça-os a seguir:

• inviabilidade por se relacionar a aspectos externos;
• necessidade de um investimento considerável para adquirir equipamentos novos ou mais eficientes;
• adquirir uma instalação maior ou mais organizada.

Os gargalos mais comuns às empresas modernas

Para cumprir as exigências do mercado, as organizações devem se reinventar frequentemente. Neste sentido, a reestruturação de processos, por exemplo, é uma prática comum, mas que precisa ser aplicada com cautela e controle, pois qualquer equívoco pode gerar um penoso gargalo interno.

Dentre os gargalos mais comuns às empresas contemporâneas podemos destacar:

Produção

Infelizmente, os desvios de produção são bastante comuns nas indústrias do país. Seja pela ausência da padronização de processos de rotina — que envolvem a elaboração de produtos e/ou os parâmetros particulares dos itens — ou falta de laudos técnicos que comprovam a qualidade do produto final. Essas ocorrências podem afetar gravemente os resultados da empresa.

Operação

Os gargalos internos também ocorrem com bastante frequência no âmbito operacional do processo, englobando, por exemplo, os retrabalhos no manejo de estoques e a ausência de controle gerencial e estratégico, como análises de fluxo de caixa, indicadores, relatórios de venda, etc.

Serviço

Em relação aos serviços oferecidos, os gargalos operacionais também podem ser letais. O contexto logístico, por exemplo, é habitual: problemas externos, como ambiente precário e custos elevados de transporte, prejudicam a gestão de cargas e, caso não haja controle constante, pode implicar em gastos expressivos e inviáveis. É necessário estar sempre atento às possibilidades para melhorar as rotinas de serviços.

Como solucionar os gargalos de produção

Faça um mapeamento dos processos

Praticamente todo o processo pode apresentar um gargalo, ou gap. Porém, nem todos são necessariamente problemáticos e causam impacto no negócio. Assim, antes de sair resolvendo problemas, é preciso fazer um mapeamento de todos os seus processos.

Identifique todos os gaps e classifique aqueles que estão criando obstáculos e gerando atrasos na execução das tarefas. Pense em todos os seus processos, desde a compra de matéria-prima até a venda do produto final, preocupando-se em medir quais são as etapas mais lentas e verificar como elas podem ser melhoradas.

Treine e capacite os funcionários 

Manter um time de colaboradores sempre bem treinado é essencial para que eles sejam capazes de localizar falhas e buscar melhorias no processo produtivo. Profissionais capacitados podem descobrir soluções e apontar ideias de otimização de tarefas, o que garante o bom funcionamento do negócio, derrubando as barreiras que interferem nos resultados.

Portanto, sempre que possível, treine a sua equipe adequadamente, incentivando o crescimento profissional e a produtividade de cada integrante. Assim, você estará no caminho certo para garantir a qualidade e a eficiência do seu negócio.

Realize um brainstorm 

Apenas identificar os gargalos não é o suficiente: é preciso listar todos eles e descobrir qual é o gatilho de cada um, ou seja, o que desencadeia o problema. Para fazer isso, uma boa dica é realizar um brainstorm com cada time responsável por cada um dos seus processos. 

Além de facilitar a sua vida, as ideias de quem executa os procedimentos diariamente podem te trazer uma visão mais precisa do porquê os problemas acontecem e de como saná-los. 

Elabore um plano de ação contra os gargalos de produção

Depois de listar os problemas e compreender a origem deles, o passo seguinte é elaborar um plano de ação que aponte quais são as mudanças necessárias para eliminar as falhas. Lembre-se de que cada gargalo precisa ter uma solução específica.

Por isso, se concentre na resolução de um por um, garantindo que as demais etapas do processo produtivo não sejam afetadas.

Monitore seus resultados

De nada adianta mapear os seus processos, identificar os gargalos e eliminá-los se você não determinar uma maneira de monitorar constantemente as suas atividades para que os problemas não voltem a ocorrer.

É essencial monitorar as ações em cada etapa e avaliar se os resultados continuam sendo satisfatórios. Uma boa dica é utilizar o ciclo PDCA para melhorar o seu nível de gestão por meio de um controle eficiente dos processos e atividades.

Além disso, monitorar os seus indicadores por meio do BAM (Business Activity Monitoring) é essencial para ter respostas em tempo real e criar indicadores com base em métricas pré-definidas.

Seja eficaz nas ações corretivas 

As alterações feitas para otimizar o processo devem ser implantadas prontamente, diminuindo ou elevando a produção. No entanto, não se esqueça que as ações corretivas devem ser bem analisadas e ainda compartilhadas com os funcionários envolvidos no gargalo.

É necessário também avaliar os investimentos que possam ser necessários para atingir melhores resultados, para evitar que o capital da empresa seja desperdiçado.

Use a tecnologia

A tecnologia deve ser nossa aliada na hora de reduzir custos e eliminar problemas no processo produtivo, e hoje é possível contar com inúmeras soluções desse tipo.

Softwares de gestão, como ERPs e organizadores de documentos, facilitam e otimizam os processos na empresa, além de contarem com um ROI (Return on Investment ) alto, garantindo o retorno dos seus investimentos.

Adotar um software de workflow engine também pode facilitar o gerenciamento dos seus processos, notificando os participantes quando uma etapa for concluída e disponibilizando as informações necessárias para a execução das atividades seguintes.

Os gargalos produtivos geram gastos desnecessários, por isso precisam ser identificados e resolvidos o quanto antes, eliminando custos e otimizando os lucros da organização.

E você, já identificou algum gargalo de produção na sua empresa? Como trabalhou para resolvê-lo? Comente abaixo e compartilhe a sua experiência conosco!

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