Para lidar com dados que não param de crescer em volume e complexidade, é fundamental ter compreensão de como funciona a governança da informação no ambiente corporativo.

Conteúdo não estruturado pode se tornar um problema grave em qualquer empresa: o acesso aos dados fica comprometido pela desorganização e atrasa processos importantes.

O verdadeiro inimigo da boa gestão de documentos é o caos. A governança da informação surge, então, como uma maneira de trazer ordem e conseguir estabelecer regras que melhorem a relação da empresa com seu acervo de dados e informações.

Neste artigo, vamos descobrir como funciona e quais os primeiros passos para implementar a governança da informação.

Como funciona a governança da informação?

A governança da informação é o conjunto de normas, recomendações e diretrizes para criar, tratar, armazenar e manipular dados em uma empresa, assegurando a qualidade e o valor gerado por essas informações, que podem ser úteis para a companhia em situações oportunas.

Na prática, o investimento em governança da informação é essencial para evitar que a empresa se perca em meio aos seus dados. Desleixos nesse processo podem causar a perda temporária ou permanente de informações úteis ao negócio, propiciando danos na competitividade da organização.

Como implementar a governança da informação?

O primeiro passo para implementar um programa de governança da informação em um negócio é definindo padrões, normas e políticas que deverão ser seguidos pela organização em todos os processos que envolvam dados e documentos.

Essas regulações vão garantir uma coleta mais eficiente dos dados e um armazenamento mais organizado, facilitando o acesso e a manipulação dos documentos. É indispensável um profissional especializado para estruturar essa etapa. E um bom software de gestão de documentos também pode ser de grande ajuda.

Depois disso, é hora de determinar lideranças e definir responsabilidades. Especialmente em empresas maiores, é fundamental que o programa de governança da informação venha de cima para baixo.

Será preciso a liderança de um executivo com autonomia para tomar decisões que vão afetar os processos e a forma com que o negócio é executado. Além disso, formar um comitê com funcionários em todos setores e níveis também pode ser útil para difundir as boas práticas na empresa.

O terceiro passo é estabelecer métricas claras que possam demonstrar o sucesso do programa. Muitas vezes, os resultados iniciais da governança da informação são intangíveis.

Por isso, é necessário estabelecer indicadores de desempenho que ajudem a direcionar o trabalho e evitem que o esforço do programa se disperse: o fracasso da governança da informação só é visível em algumas situações, que podem ser desastrosas. Por isso, é fundamental ter métricas que demonstram o progresso do trabalho.

Como dar continuidade ao plano de governança?

Por fim, é necessário lembrar que a governança da informação deve ser estabelecida como um processo contínuo dentro da empresa.

Uma vez que o programa tenha sido implementado com sucesso, o trabalho deve seguir em andamento e as boas práticas não devem ser abandonadas.

Para garantir que as normas continuarão sendo seguidas, é importante que toda a equipe sempre saiba como funciona a governança da informação. Logo, treinamentos regulares podem ser úteis.

Além disso, monitorar constantemente com boas métricas é uma forma de assegurar a qualidade da governança da informação.

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