A organização é um fator determinante para o sucesso de qualquer negócio — e o seu não fica de fora dessa regra. Para isso, não basta ter controle sobre os seus colaboradores e processos. É essencial gerenciar de forma eficiente as informações e documentos da sua empresa. Assim, uma boa gestão de documentos permitirá que as atividades da sua organização ocorram com fluidez e efetividade no dia a dia empresarial.

Por outro lado, a gestão ineficiente dos documentos e a falta de organização corporativa são problemas que trazem diversos prejuízos para a sua empresa. Eles inviabilizam o acompanhamento integral dos processos internos, dificultam a administração de projetos, comprometem o gerenciamento de tarefas e podem causar resultados desastrosos para o seu negócio.

A boa notícia é que é sempre possível reverter essa situação. Basta adotar estratégias sólidas para otimizar a gestão de documentos da empresa. Dessa maneira, você consegue obter os melhores resultados possíveis para o seu negócio. Quer saber como gerir os documentos da empresa e, consequentemente, melhorar os processos administrativos da corporação? Continue lendo o nosso artigo!

Por que fazer a gestão de documentos?

Toda empresa precisa lidar com uma grande quantidade de documentos e informações diariamente. A ascensão da internet e os constantes avanços tecnológicos fizeram com que os profissionais percebessem o valor das informações para os seus negócios. Dessa forma, perceberam a necessidade de organizá-las de forma eficaz para permitir o seu melhor aproveitamento.

Nesse contexto, começaram a buscar soluções mais inteligentes e funcionais para gerir dados e organizar os documentos, indo além dos tradicionais arquivos de papel. Hoje, a gestão de documentos é muito mais do que uma forma de organizar a documentação empresarial. É uma maneira efetiva de economizar tempo e recursos, aumentando assim a produtividade e faturamento da empresa.

Quais são as vantagens da gestão de documentos nas empresas?

Não faltam bons motivos para fazer a gestão de documentos nas corporações. Para que você tenha uma ideia, uma boa gestão de documentos permite ganhos em qualidade do trabalho e produtividade na rotina empresarial. Além disso, manter os documentos organizados é crucial para não perder os prazos nos projetos e não pagar multas por atrasos na apresentação de documentos fiscais. Veja a seguir quais são as principais vantagens da gestão documental:

• agilidade e comodidade na consulta aos documentos;
• organização física ou eletrônica adequada;
• método de arquivamento padronizado;
• segurança e preservação dos documentos;
• facilidade na localização dos arquivos;
• aumento da produtividade;
• ambiente limpo e organizado.

Como deve ser a gestão de documentos na atualidade?

Em uma empresa, os documentos chegam de diversas fontes: relativos aos colaboradores, pagamento de impostos, pagamento de contas e fornecedores ou emissão de notas fiscais. Diversos setores precisam ter acesso a esses documentos para realizarem o seu trabalho com qualidade.

Dessa forma, uma boa gestão de documentos é aquela que permite que o arquivo da empresa seja organizado e os documentos sejam de fácil localização pelos funcionários que precisam utilizá-los. Além disso, o acesso à informação deve ser restrito, uma vez que existem documentos sigilosos aos quais nem todos os setores e pessoas devem ter acesso. Também é necessário garantir a conservação dessas informações ao longo do tempo, evitando perdas e prejuízos futuros para a empresa.

Saímos da era do gaveteiro e dos arquivos de papel. A modernidade exige sustentabilidade, economia, praticidade e eficiência. Modernizar as suas práticas de gestão de documentos é essencial para garantir a produtividade dos seus colaboradores e a competitividade da empresa no mercado. Pensando nisso, separamos algumas dicas de como otimizar a gestão de documentos no seu negócio. Confira a seguir quais são elas!

Como otimizar a gestão de documentos?

1. Separe seus documentos de acordo com o uso

O primeiro passo na otimização da gestão de documentos é classificá-los e separá-los de acordo com seu uso. É indicada a criação de ao menos três categorias:

• aqueles que devem ser guardados em sua forma física, como contratos e documentos similares que estejam assinados;
• aqueles que podem ser guardados em meios eletrônicos, como fichas cadastrais;
• cópias de documentos que não precisam ser guardadas, uma vez digitalizadas ou utilizadas.

Caso entenda ser necessária a criação de mais etiquetas para os documentos, não hesite em fazê-lo. Tal categorização permite que eles sejam mais facilmente identificados, salvando tempo para o funcionário que precisar deles.

2. Elimine documentos desnecessários

Diversos documentos têm uma validade específica e não precisam ser armazenados por tempo indeterminado. Identifique esses documentos e procure eliminar aqueles que apenas estão criando volume no seu arquivo.

Porém, tome cuidado ao planejar a melhor forma de descarte dos seus documentos. Muitos podem conter informações sigilosas sobre você e seus colaboradores, não podendo simplesmente ser jogados no lixo. Dessa forma, antes de eliminá-lo, destrua o documento, inviabilizando a leitura das informações contidas nele.

3. Organize a guarda física dos documentos

Se não há como se livrar de absolutamente todos os papéis da empresa, você deve ao menos organizá-los adequadamente para tê-los à mão assim que for necessário. Para isso, centralize os documentos em apenas um local evitando deixá-los espalhados por diversas mesas ou mal-acondicionados.

Dependendo do porte da sua empresa, um simples armário com chaves é suficiente para armazenar a documentação. Esse móvel deve permitir o acondicionamento adequado dos papéis, possibilitando ventilação e longe do calor e da umidade.

Se sua empresa tiver uma grande quantidade de documentos físicos, pode investir em muitos gaveteiros, pastas e cômodos específicos para guardar toda a documentação. Porém, sempre priorize armazenar todos os documentos em um só local específico, destinado apenas para isso. Desse modo, você evita que os profissionais percam tempo procurando papéis em vários lugares.

4. Crie um método de identificação dos documentos

Crie um método para sumarizar as pastas em que vai arquivar os documentos: por assunto, nome ou data. Se ainda assim, eles somarem uma quantidade grande, é melhor que o acesso a eles seja dado a apenas uma pessoa, que será responsável por eventuais consultas ou novos armazenamentos.

Jamais guarde um documento sem identificá-lo previamente. A falta de identificação aumenta o tempo de consulta aos documentos e pode gerar perdas para o negócio, já que atrasa a tomada de decisões. Em casos mais graves, isso pode provocar a cobrança de multas fiscais uma vez que esses documentos podem ser necessários em eventuais fiscalizações ou emissão de relatórios.

5. Recorra a uma plataforma de gestão de documentos

Para facilitar o processo de organização dos documentos da empresa, use a tecnologia a seu favor. Digitalize tudo, inclusive aquilo que ainda precisará ficar arquivado fisicamente. Além de uma cópia extra, você ganhará maior velocidade e comodidade ao realizar buscas.

Outra opção é utilizar uma plataforma web de gerenciamento de documentos e processos eletrônicos. Essa ferramenta gera economia por meio da padronização e otimização dos processos de trabalho, pois possibilita organizar a documentação de várias unidades de negócios e de diversos setores. Em uma mesma plataforma, você consegue arquivar, editar e consultar os documentos, garantindo total controle e privacidade.

O ideal é utilizar um software com dashboards que facilitem sua visualização de forma segura e rápida. Desta forma, você terá um backup dos papéis da empresa sempre à mão e não corre o risco de perder informações importantes.

6. Elimine o papel sempre que possível

Manter os arquivos em papel significa prejuízo para a companhia e para o meio ambiente. Ao realizar a gestão virtualmente, você poupa recursos financeiros e desocupa espaço físico da sua empresa, que pode ser utilizado para outras atividades.

No caso de documentos fiscais, entretanto, não se esqueça da regra da temporalidade: eles devem ser guardados por certo tempo (de acordo com o que dita a lei) e só depois podem ser descartados.

7. Restrinja o acesso e crie responsáveis

Mesmo no caso de documentos digitalizados, é importante restringir o acesso às informações da sua empresa para apenas alguns colaboradores. Dessa forma, você garante a segurança de informações sigilosas relativas à organização ou aos seus funcionários.

Além disso, restringir o acesso permite que você mantenha uma boa gestão de documentos, uma vez que evita que colaboradores sem conhecimento dos seus métodos de armazenamento causem alguma desordem.

Portanto, restrinja o acesso dos documentos apenas às pessoas que realmente precisam utilizá-los para concluírem as suas tarefas diárias. Adicionalmente, crie responsáveis caso haja vazamento de informações ou danificação e perda de documentos. Isso pode ser realizado por meio da utilização de software de gestão que permita que você restrinja o acesso a determinados funcionários da sua empresa.

8. Mantenha a organização ao longo do tempo

Não adianta organizar o seu arquivo uma vez e não repetir o processo com os novos documentos que chegam na sua empresa. Portanto, mantenha a organização e registro de cada um dos documentos. Assim que eles forem criados, já providencie a digitalização e inserção dessa informação no software de gestão.

Ademais, se houver necessidade de guardar o documento de maneira física, classifique-o de acordo com o seu método de organização do arquivo físico e coloque-o no local indicado. Desse modo, você evita o retrabalho de ter que organizar toda a sua documentação com frequência ou perda de documentos recentes.

Com essas dicas, você pode investir em uma gestão de documentos eficaz e de qualidade para sua empresa. Assim, você evita gastos financeiros e de tempo dos seus colaboradores com a busca por determinadas documentações, aumentando a segurança e a conservação das suas informações ao longo do tempo.

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