Imagine um gestor com ampla visão dos processos e enorme senso de liderança, mas que não sabe lidar com a gestão de contratos adequadamente, gerando problemas que poderiam ser evitados, como as multas.

Apesar de complexa, essa situação tem como ser contornada com o emprego de boas práticas que podem melhorar os processos e, consequentemente, os documentos. No post de hoje, mostramos como isso é possível. Acompanhe a leitura:

O que é a gestão de contratos?

O papel da gestão de contratos é o de acompanhar o cumprimento dos documentos para que ambas as partes interessadas de uma relação tenham seus objetivos cumpridos, sem malefícios.

O ideal é que todo trato comercial seja estabelecido por meio de um contrato. Assim, é importante é que as empresas realizem a gestão desse tipo de documento, desde a elaboração até a execução e o encerramento, para que tudo ocorra da melhor maneira possível.

Para isso, é preciso executar algumas atividades, como:

• acompanhar o histórico do contrato;
• controlar prazos de renovações;
• fiscalizar o cumprimento das cláusulas contratuais pelas partes envolvidas;
• identificar a necessidade de aditivos contratuais;
• monitorar o pagamento dos encargos.

Qual a importância da gestão de contratos?

A gestão de processos e documentos é fundamental para acompanhar resultados, identificar possibilidades de inovação, prever acontecimentos e minimizar riscos. Isso não é diferente no caso dos contratos. Uma boa gestão pode evitar problemas como:

• multas e penalidades;
• dívidas;
• problemas jurídicos;
• desentendimentos entre as partes;
• custos desnecessários.

Como fazer uma boa gestão de contratos?

Existem diferentes ações que podem ser executadas para realizar uma gestão eficiente dos contratos. É, principalmente, uma questão de planejamento. Seguindo alguns processos, é possível otimizar o processo. Confira:

1. Faça um planejamento

O primeiro passo para ter uma gestão eficiente é a organização. Elabore um plano para padronizar processos e planejar custos. Defina quais etapas são necessárias para mapear os procedimentos que envolvem os contratos, desde a criação até o encerramento. Delegue tarefas a partir de então.

2. Utilize a tecnologia a seu favor

Dia após dia, diferentes tecnologias são criadas para facilitar e aperfeiçoar nossas atividades. Então, aproveite para utilizar um software capaz de ajudar no gerenciamento de contratos. Um sistema desse tipo envia alertas de prazo por e-mail, controla históricos e exibe gráficos que permitem que o gestor tome decisões mais assertivas.

3. Antecipe as renovações

O processo de renovação de contratos pode levar algum tempo. Para evitar perder clientes nesse período, ou não tomar decisões (porque não tem certeza da renovação), você pode começar a negociação semanas antes da data de vencimento.

4. Acompanhe prazos e responsabilidades

O descumprimento de cláusulas do contrato pode gerar multas e desgastes. Por isso, é importante acompanhar prazos e responsabilidades acordados, bem como verificar se estão sendo cumpridos corretamente.

5. Analise relatórios

Para compreender o impacto de cada contrato na empresa e tomar decisões mais acertadas, é preciso analisar dados. Para facilitar esse processo, você pode utilizar gráficos e relatórios. Aqui, um software também é útil, pois pode facilitar a geração e a análise das informações.

A gestão de contratos é uma área de grande importância para a empresa, pois, por meio dela, é possível acompanhar processos, prever acontecimentos e evitar multas. Sendo assim, você não pode deixar de aplicar as dicas deste post, não é mesmo?

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