A evolução dos documentos fiscais acompanhou a evolução da era digital, agregando maior funcionalidade à vida cotidiana. Como é obrigatório comprovar todas as transações de compra e venda, a nota fiscal eletrônica, ou NF-e, surgiu para armazenar cédulas de forma prática, em detrimento dos velhos arquivos empoeirados, abarrotados de papel.

Hoje, emitir uma nota fiscal eletrônica é um procedimento bastante utilizado, comum e seguro, desde que contenha as referências do fornecedor, valor a ser pago e dados do comprador.

Ela pode servir também como duplicata, caso contenha todas as orientações para pagamento. Mas não se preocupe, pois este post vai tirar todas as suas dúvidas relacionadas à emissão desse certificado respeitável. Confira!

A evolução do recibo

Foi nos anos 60 que as empresas começaram a estabelecer ligações de elementos com seus parceiros comerciais, a fim de transferir informações, como acordos e ordens de compra. Inspirados pela ideia de um escritório sem papelada e para uma transferência mais segura, eles desenvolveram os primeiros preceitos de faturamento eletrônico.

Mas, apesar de eficientes, tais sistemas eram bastante complexos, visto que cada parte envolvida tinha seu próprio método de correspondência. Reconhecendo isso, foi feita a padronização dos subsídios que prevaleceu até a década de 90.

Porém, com o surgimento das novas firmas online, houve a necessidade de uma nova reformulação que viabilizou a democratização do acesso, inclusive a protocolos antigos armazenadas na central, a fim de alcançar o controle adequado das informações.

Vantagens da nota fiscal eletrônica

Além de otimizar o tempo, desocupar espaço e agilizar as negociações, o comprovante virtual introduziu mais instruções e guias de remessa. Ou seja, todas as informações acerca do serviço ou produto adquirido, como lote de emissão, por exemplo, ficam ao alcance dos cliques sempre que for preciso.

Além da multiplicidade de elementos em um só documento, a emissão da NF-e também diminui erros, mais comuns no caso da digitação, que geram aumento de custos e retrabalho desnecessário.

Passo a passo

• Primeiro, é preciso adquirir um certificado digital, uma assinatura virtual para validar as notas;
• Depois, basta realizar o credenciamento na Secretaria Estadual da Fazenda;
• Por último, é só adquirir um software gerador de notas fiscais e alimentá-lo corretamente com os dados necessários.

Arquivamento

A emissão de dados virtuais certamente simplifica o processo de arquivamento, além de impactar positivamente nos esforços de sustentabilidade. Algumas corporações contratam financeiras terceirizadas para implementar e acompanhar os modos de emissão eletrônica, além de arquivá-las em seus servidores.

Sistema integrado

Apesar de significativa redução de custos e de tempo graças à diminuição do consumo de papel e, consequentemente, menos gastos com aquisição de impressoras e tintas — contribuindo para o meio ambiente —, os reais benefícios da NF-e integram empresa, parceiros comerciais, software de faturamento e seus clientes.

Isso porque ela reúne várias tecnologias pensadas para facilitar os procedimentos financeiros em nível global, promovendo uma aproximação de cliente e companhia, melhorando o relacionamento e angariando novos negócios.

Inclusive, em muitos países já existem legislações governamentais incentivando as companhias a adotarem essa prática.

Organização

Tanto os empresários quanto os funcionários do financeiro conhecem a bagunça que costuma ocorrer para cumprir a programação das contas. Afinal, a principal responsabilidade desse departamento é garantir que todas as dívidas a vencer sejam aprovadas, processadas ​​e quitadas.

Também é imprescindível ter uma boa gestão de processos para finalizar o pagamento no vencimento, e para garantir que os débitos sejam quitados, a forma mais prática é, sem dúvidas, encaminhar a nota digital.

Economia

Isso alivia bastante o acúmulo de negociações, taxas de juros crescentes e comprometimento de crédito que retornam para a contabilidade da instituição posteriormente.

Nos Estados Unidos, por exemplo, há uma estimativa de que a implantação do faturamento eletrônico no governo federal reduza em torno de 50% dos custos, chegando a economizar mais de 400 milhões de dólares por ano.

Envio

Esses documentos são enviados de diversas maneiras, incluindo o formato PDF, bastante utilizado. Após carregar as informações e emitir a nota, o envio pode ser feito via e-mail, sites ou armazenamento de dados na nuvem, para que o próprio cliente possa acessá-lo online.

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