Os sistemas workflow são responsáveis por automatizar os processos de uma empresa e garantir que eles serão seguidos conforme foram definidos. Essa automação permite a personalização e atualização no fluxo de trabalho, visando o alcance de melhorias na produtividade, no prazo e na qualidade dos produtos e serviços prestados por uma empresa.

Leia o texto a seguir e entenda melhor quais são as principais vantagens de usar workflow em sua empresa!

Geralmente, as empresas são divididas em setores básicos, como, por exemplo, financeiro, recursos humanos, produção, vendas e relacionamento com o cliente. Imagine que, ao vender diversas quantidades de um produto para determinado cliente, será necessário que todos eles trabalhem em harmonia e de forma paralela, atuando na mesma demanda.

Porém, a produção não consegue fazer algo se as vendas não foram aprovadas pelo setor financeiro, assim como os vendedores podem estar ligando para os contatos errados se o setor de marketing não direcionou quem são os prospects. Da mesma forma, o setor de relacionamento com o cliente não consegue consolidar reclamações sem antes consultar o histórico de um pedido.

Mas como um sistema workflow pode ajudar nesse caso? Veja agora as vantagens que ele traz:

1. Impedir que o processo seja desrespeitado

A partir do momento em que um workflow é implantado, você tem a completa definição da ordem cada uma das atividades necessárias para realizar todos os processos do seu negócio. Essa definição evita que sejam executados serviços não autorizados, impede que um setor desrespeite a ordem do processo, e além de tudo, define quem é responsável por cada atividade.

2. Cumprir os prazos combinados com o seu cliente

É fato que, quando se trabalha com vendas, a confiança é algo primordial e muitas vezes um fator decisivo na escolha do cliente. Desrespeitar os prazos acertados com o cliente pode abalar essa relação de confiança e, se for recorrente, pode até mesmo afetar negativamente a imagem da sua empresa no mercado.

Um sistema workflow controla os prazos para a realização das tarefas, define os responsáveis e também mantém os gestores a par da execução das mesmas, melhorando o controle e, claro, reduzindo bastante as chances de perder a confiança com os seus clientes.

3. Reduzir os seus custos de operação

O fato da melhor organização e gestão das atividades da empresa faz com que sejam mínimos os casos em que funcionários ficam ociosos ou pior, estejam fazendo retrabalho. Em longo prazo, é bastante perceptível a redução de custos gerada devido à melhor utilização dos recursos de capital humano da sua empresa.

Além disso, as chances da sua empresa pagar multas por não cumprir cláusulas de contratos, como licitações e acordos de SLA, também diminuem devido ao melhor respeito dos prazos.

4. Aumentar a qualidade e a produtividade

À medida que os processos são executados de forma mais eficiente seguindo as diretivas do workflow, a sua empresa se torna capaz de fornecer produtos e serviços com mais qualidade para os seus clientes.

E à medida que se gerencia melhor o fluxo de trabalho, sua empresa pode aumentar a sua capacidade de fornecer produtos e serviços, aumentando assim a sua produtividade.

Fica claro que existem diversas vantagens proporcionadas pelo uso de um sistema workflow na sua empresa, não é? Mas se ainda restou alguma dúvida, confira este post e entenda melhor o que é um workflow!

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