A assinatura é de grande importância para o mundo corporativo, pois é por meio dela que se comprova a autenticidade de documentos e acordos — determinando, assim, os direitos e obrigações de cada uma das partes envolvidas no negócio. Porém, os tempos mudaram e muitos assuntos importantes para as empresas são resolvidos por meio da internet e, para garantir a segurança do que foi acertado, é necessário contar um certificado digital.

Mais do que estruturar uma assinatura digital, a gestão de documentos nas plataformas digitais necessita de uma tecnologia própria para isso. As ferramentas ECM (Enterprise Content Management) propiciam maior acesso às informações documentais, além de permitir um arquivamento eficiente da 'papelada' digital. Esse é um processo necessário para as empresas que buscam menos burocracia no gerenciamento de seus documentos e no compartilhamento de dados que são importantes para a rotina diária do negócio.

O que são ECM?

Essas ferramentas são um conjunto de tecnologias que favorece o acesso, arquivamento e compartilhamento de informações contidas em documentos digitais ou que foram convertidos para o formato digital. Esse procedimento facilita o trabalho de gestão de documentos, assim como assegura a confiabilidade dos dados que estão registrados. Um processo pensado para tornar mais ágil o trabalho empresarial.

Para que esse trabalho seja bem executado, é exigido das empresas o uso de ferramentas e tecnologias que capturem, armazenem, gerenciem, preservem e distribuam os documentos utilizados pela empresa — seja para processos internos ou para assegurar o bom andamento de um negócio. Além disso, é importante contar com um certificado digital, que é uma tecnologia usada em transações tecnológicas para garantir a integridade, autenticidade e confiabilidade do negócio.

Quais as vantagens de usar ECM?

Essas ferramentas tecnológicas oferecem diversas vantagens para uma empresa, como a redução da burocracia, facilidade no compartilhamento de informações e controle das modificações feitas em documentos e contratos. Dessa forma, as ferramentas ECM permitem um acompanhamento maior e mais seguro de todas as etapas de uma relação documental, passando pela formulação e modificação até a assinatura. Confira algumas das principais vantagens da adoção de um sistema ECM em sua empresa:

• Gestão de documentos: todas as fases de um documento serão registradas no ECM, como a sua criação, suas alterações e o arquivamento final;
• Extração de dados: o ECM possui ferramentas que permitem capturar e extrair com mais eficiência informações e dados não estruturados de um documento;
• Controle: com um ECM, é possível ficar por dentro de todas as modificações feitas em um documento ou elaboração de novas versões. Esse acompanhamento leva o empresário e gestor a ter um controle maior do que acontece no seu negócio;
• Compartilhamento: o ECM permite autorizar os colaboradores que terão acesso a determinados documentos e, assim, faz com que eles possam contribuir com a elaboração e aperfeiçoamento do documento, o que facilita o trabalho e o compartilhamento de informações.

Por que automatizar documentos?

Além dos benefícios mencionados nos tópicos anteriores, a automatização de documentos feita a partir de um ECM permite maior agilidade nas transações documentais, assim como a otimização dos arquivos da empresa. Documentos em papel demandam sistemas de arquivamento amplos e próprios, porém, com documentos digitais, esse arquivamento pode ser feito, por exemplo, em HDs ou sistemas em nuvens — mais fáceis de guardar e de acessar.

A empresa que investe na automatização de documentos passa a ter um controle mais eficiente de documentos, padronização na elaboração, redução de custos — como, por exemplo, no caso armazenamento —, compartilhamento de informações facilitado, diferencial competitivo e criação de um certificado digital que descomplica as transações e gera autenticidade para os arquivos digitais.

E você, já conhecia o certificado digital e a ferramenta ECM? Compartilhe nos comentários as suas impressões e experiências!