Não é novidade para ninguém que a internet facilita muito a vida das pessoas e das empresas. Afinal, hoje é possível ter acesso a muito mais informação do que antigamente, de maneira simples e ágil. Além disso, ela otimiza a nossa rotina diária, pela possibilidade de realizar determinadas ações sem sair de casa ou do escritório, como pagar contas, fazer movimentações financeiras, etc.

Porém, é preciso ficar atento em relação a isso. Em muitos casos, ela pode ser um ambiente totalmente vulnerável no que diz respeito à segurança dessas informações e transações. A boa notícia é que já existem tecnologias que ajudam a minimizar os riscos e a insegurança, uma delas é a assinatura digital.

Dada a importância do tema, preparamos este post para que você possa entender os benefícios e saber como fazer uma assinatura digital. Confira:

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso criado para proporcionar mais segurança a empresas e pessoas que utilizam a internet com a finalidade de realizar movimentações financeiras ou qualquer troca de dados sigilosos.

Sendo assim, essa tecnologia possibilita a comprovação da identidade da pessoa que está utilizando qualquer dispositivo eletrônico para realizar essas ações.

Como funciona a assinatura digital?

Muitas vezes, é necessário o reconhecimento da assinatura em cartório para atestar a legitimidade da pessoa que assinou determinado documento. Esse recurso funciona da mesma forma no ambiente digital.

Além da assinatura de documentos, ela possibilita também usar o internet banking com mais segurança, principalmente para as empresas que precisam confiar suas senhas a seus colaboradores.

Junto a isso, podemos dizer ainda que esse recurso faz parte do certificado digital de uma empresa, utilizado para emitir notas fiscais. Então, é cada vez mais fácil para o governo fazer uma fiscalização mais efetiva nesse sentido.

Quais são as diferenças entre assinatura digital e certificado digital?

A assinatura digital é a versão eletrônica da assinatura tradicional, feita a mão diretamente no papel impresso, conferindo integridade e autenticidade a qualquer documento no formato digital.

Por meio da criptografia, que é um recurso de codificação baseado em algoritmos, o documento mantém sua segurança e privacidade garantidas, comprovando que o arquivo não foi modificado, sendo assinado pela pessoa detentora da chave privada (chave criptográfica).

Para obter sua assinatura digital, a pessoa deve comparecer no ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) para solicitar sua chave privada. A chave privada garante que a pessoa poderá emitir documentos com uma identidade própria, evitando que alguém se passe por ela ou fraude seu documento.

O certificado digital é um arquivo eletrônico que também tem validade jurídica e oferece proteção aos negócios e serviços realizados pela internet. O documento eletrônico possui a assinatura digital com dados como nome do utilizador, prazo de validade, chave pública e instituição emissora.

A assinatura digital tem validade jurídica?

Na assinatura digital, o conteúdo criptografado está relacionado ao signatário, fundamentando-se em funções matemáticas que ninguém consegue violar. Trata-se de uma assinatura eletrônica especial, pois possui validade jurídica.

Vários conflitos jurídicos associados a transações feitas pela internet impulsionaram alterações nas leis vigentes. Muitas propostas de padronização de assinatura eletrônica surgiram em países como Canadá, EUA, membros da União Europeia e outros.

No Brasil, seguindo as tendências mundiais, surgiu em 2001 uma Medida Provisória (Medida Provisória 2.200-2/2001) que conferiu validade a todos os documentos assinados digitalmente. Essa medida instituiu a ICP-Brasil, um grupo de autoridades em nível hierárquico que identificam empresas, pessoas físicas e mesmo máquinas no ambiente virtual.

Perante a legislação internacional, a medida define uma diferença evidente entre a assinatura digital que cumpre suas disposições e as outras assinaturas eletrônicas. Essas últimas também são amparadas pela medida, mas necessitam de um acordo previamente estabelecido entre as partes. Por outro lado, toda documentação que receber assinatura digital de uma entidade emitida pela ICP-Brasil já se presume, automaticamente, verdadeira em relação ao signatário.

A Lei nº 11.419, de 2006 definiu que documentos eletrônicos assinados digitalmente devem ser aceitos pelo Poder Judiciário, aplicando a eles todos os efeitos legais e jurídicos.

Assim, qualquer documento assinado digitalmente usufrui das mesmas garantias legais de um documento assinado à mão. São oferecidas garantias técnicas de segurança que superam as outras formas de assinatura eletrônica, igualando-se ou até superando a assinatura física.

Todo documento brasileiro assinado digitalmente por meio de Certificação ICP-Brasil tem garantias legais que conferem segurança jurídica de alta qualidade. A assinatura digital possui chancela do ICP-Brasil, um terceiro confiável, gozando da prerrogativa de veracidade em relação ao signatário.

Quais são os padrões de assinatura digital?

Para aplicar o uso de assinatura digital dentro da empresa, convém conhecer os diferentes padrões existentes para saber qual é o mais viável ao negócio. É preciso respeitar as políticas de assinatura digital. Para que certas operações sejam válidas, é importante considerar o padrão específico para a assinatura naquele caso.

É a ICP-Brasil quem define esses padrões. ICP é a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil. São eles:

1. CAdES para arquivos CMS;
2. PAdES para PDF;
3. XAdES para XML.

Os padrões CMS, PDF e XMLDSig são também muito aplicados, mas não foram definidos pela ICP. Também existem informações adicionais que estão contidas na assinatura e correspondem aos artefatos de assinatura digital. A ICP definiu as seguintes políticas mais recentemente: referência básica (AD-RB), referência de tempo (AD-RT), referências para validação (AD-RV), referências para arquivamento (AD-RA) e referências completas (AD-RC) — cada uma delas carrega dados para validar a negociação.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Você já deve ter identificado algumas vantagens em utilizar a assinatura digital, correto? Pois bem, para que esse entendimento fique mais completo, vamos listar a maioria delas abaixo:

• comodidade para aqueles que buscam fazer qualquer negócio on-line;
• emissão de documentos com mais facilidade;
• otimização de processos que envolvam a assinatura de documentos e questões financeiras;
• redução de burocracia;
• agilidade na coleta de assinaturas necessárias em contratos;
• diminuição do impacto financeiro para as empresas;
• maior segurança, quando comparada às assinaturas feitas de forma física;
• ajuda na governança da informação;
• contribuição com o meio ambiente, reduzindo a utilização de papel.

Como fazer uma assinatura digital?

Agora que você já sabe a importância de uma assinatura digital, vamos apresentar um passo a passo para fazer uma assinatura digital em um documento em PDF:

1. acesse o leitor de PDF (o mais comum é o Adobe Reader);
2. vá até o menu “Ferramentas”;
3. selecione a opção “Assinar” e depois “Assinar documento”;
4. siga as instruções posteriores;
5. adicione a imagem da sua assinatura.

É possível também fazer uma assinatura digital em outro formato de documento, tal como o Microsoft Word — basta procurar por tutoriais na internet.

Saiba que, apesar de ser algo simples, é importante destacar que uma empresa especializada nesse assunto pode ajudá-lo melhor a desenvolver um documento com mais eficiência, qualidade e segurança. Afinal, eles são autoridades no assunto e sabem como proceder para que não haja falhas no processo.

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