O dia a dia de trabalho de um gestor empresarial, em alguns momentos, pode ser complicado caso esse profissional não se prepare adequadamente.

A grande quantidade e variedade de informações que ele precisa compreender e administrar, ao fazer a gestão de sua empresa, podem ser fatores que agravam tal situação.

Os processos existentes em um empreendimento precisam ocorrer com eficiência e naturalidade, e isso só acontece quando essas informações são armazenadas e processadas corretamente.

A documentação de processos é a etapa final de um procedimento que ocorre em uma empresa. Ao realizá-la, um gestor consegue ter uma visão global de um certo processo, tirando conclusões sobre o que está acontecendo.

Mas, você sabe qual é a sua importância? Ou quais são os métodos para aplicá-la em sua empresa? O post de hoje foi desenvolvido para que você possa compreender esses conceitos, portanto, continue sua leitura e aproveite!

A importância da documentação de processos

A documentação de processos ou, em inglês, Business Process Management (BPM), representa o estágio atual em que um processo se encontra. Com as informações obtidas em cada caso analisado, é possível tirar conclusões e ideias para aprimorar tal procedimento.

Um gestor que compreende que a gestão de processos vai além de um simples armazenamento de papéis e de documentos, faz com que a empresa aumente a sua produtividade e melhore sua tomada de decisões, dessa forma, não deixe essa questão para depois, ok?

Boas práticas para implementá-la na empresa

Veja abaixo algumas práticas para melhorar o BPM em seu negócio:

1. Conhecer o processo

Para analisar qualquer procedimento em uma empresa, é preciso conhecer os objetivos do desenvolvimento de tal atividade. Antes de começar um diagnóstico, pergunte-se o porquê de sua existência e quais são os seus propósitos.

Ao responder essas perguntas, você pode realizar uma documentação de processos muito mais eficiente, já que agora você sabe quais características e qualidades que esse processo precisa ter para atender às demandas de consumo de seus clientes.

2. Definir métricas

Cada processo existente em uma empresa possui valores e critérios específicos. Tentar analisar separadamente cada um pode ser uma tarefa complicada, e é preciso otimizar essa atividade.

Criar métricas é uma das melhores opções para solucionar esse problema. Entretanto, tenha muito cuidado ao selecionar quais indicadores devem ser usados para analisar um certo processo. Caso você escolha os parâmetros errados, todo o seu serviço pode ser comprometido.

3. Acompanhar todas as etapas

Para fazer uma documentação completa, deve-se analisar todas as etapas que compõem o processo produtivo, e nada pode ficar de fora desse diagnóstico.

Analise detalhadamente todos os ciclos e encontre pontos positivos a serem mantidos e negativos a serem aprimorados.

4. Não deixar a comunicação de lado

Comunicar-se bem é algo essencial em todas as questões de nossa vida, e na documentação de processos não poderia ser diferente.

Um bom gestor empresarial precisa utilizar uma linguagem clara e objetiva com sua equipe de trabalho, para que todos possam acompanhar o desenvolvimento do serviço prestado.

Além disso, é fundamental criar um ambiente em que todos possam se expressar e opinar em relação ao que está acontecendo. Diversos pontos de vista podem auxiliá-lo para descobrir e propor soluções para os problemas que ocorrerem.

5. Utilizar softwares adequados

Você deve estar se perguntando como realizar uma documentação de processos em sua empresa, não é mesmo?

Para obter resultados expressivos e de qualidade, basta fazer uso de um software adequado. Ao utilizá-lo, é possível:

• reduzir a movimentação de papéis em sua empresa;
• ter mais segurança e rastreabilidade nos processos;
• localizar informações com facilidade e agilidade;
• desenvolver workflows.

Faça uma pesquisa de mercado e encontre uma empresa especializada em consultorias em BPM.

E então, as práticas para melhorar a sua documentação de processos o ajudaram? Quer aprender mais sobre soluções voltadas ao crescimento de sua empresa? Basta assinar a nossa newsletter!

Aproveite para baixar o nosso e-book "BPM: descubra como o Gerenciamento de Processos de Negócios pode melhorar a preservação e o compartilhamento de documentos" e aprenda mais sobre o assunto!