A ECM (Enterprise Content Management) pode ser traduzida como Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. Trata-se de uma nova forma de fazer a gestão de contratos, com objetivo de reunir estratégias e mecanismos que permitem agrupar, organizar, armazenar e administrar documentos e informações que fazem parte da estrutura corporativa, como:

• Contratos de locação;
• Registro de ocorrências e danos em veículos (para seguradoras);
• Cadastros, prontuários e guias de atendimento (para clínicas e hospitais);
• Declaração do Imposto de Renda;
• Registro dos empregados, atestados, exames admissionais e demissionais (para departamentos de RH).

Essa gestão de contratos, juntamente com a organização e o armazenamento de documentos digitais, surge da necessidade de adequação aos novos parâmetros para a gestão da informação, que requer agilidade, praticidade e simplicidade no modo de ordenação e busca de informações relativas a uma empresa.

O que é exatamente a ECM?

O conceito de ECM é relativamente recente e ainda existem disputas entre algumas correntes de pensamento sobre o seu real significado.

Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM pode ser definido como os métodos, ferramentas, técnicas e estratégias para preservar, armazenar, capturar, fornecer e gerenciar conteúdos e documentos.

Ou seja, com a ECM, é possível gerenciar tanto conteúdo estruturado como o chamado não-estruturado, o que faz com que seja uma forma de gestão de conteúdo em expansão nas empresas: segundo uma estimativa da consultoria norte-americana Radicati, a ECM deve movimentar US$ 9,3 bi em 2017.

Colocando na prática a gestão de contratos com ECM

Para adotar a gestão de contratos com a ECM na prática, o primeiro passo é encontrar uma solução tecnológica adequada ao tamanho da empresa e, principalmente, ao volume de documentos que serão gerenciados.

A dica é buscar um serviço terceirizado, já que tentar fazer a solução internamente pode consumir muitos recursos por um longo tempo para um resultado que muito provavelmente ficará abaixo do que um parceiro especializado em ECM pode oferecer.

Uma vez que a solução de ECM seja implementada, é preciso partir para o próximo passo: o treinamento das equipes na metodologia. Certamente, a decisão de adotar essa técnica vai afetar todos os processos relacionados a gestão de contratos da empresa.

Justamente por isso, as mudanças na velocidade de resoluções na gestão de contratos não será sentida de imediato: é preciso um tempo para que os colaboradores reestruturem a empresa.

Mas tão logo essa renovação de processos aconteça, os resultados começam a aparecer com mais clareza: tudo relacionado a gestão de contratos será mais rápido, como o cadastro de novos documentos no sistema ou a busca de dados no sistema.

Melhorias nos processos com a ECM

As vantagens do gerenciamento de conteúdo e processos de uma empresa geralmente têm a ver com a concentração dessas informações em um único local, capacidade de gerenciar documentos e arquivos analisados ou não em toda a sua amplitude.

Fora isso, há também a organização de documentos importantes, como duplicatas, faturas, guias, formulários e outros, diminuindo o tempo para a sua busca, reduzindo o gasto com pesquisa, utilização de papel e armazenagem de documentos, além de diminuir os riscos de perda de informações.

Sem contar que esse sistema de gestão de contratos ECM possui ferramentas que notificam o vencimento de determinadas obrigações, mantém essas informações de forma ordenada para agilidade na busca, e, ainda, é capaz de organizar informações eletrônicas — documentos em formato Word, e-mails, gráficos, organogramas  — fazendo com que o tempo gasto com a busca por determinada informação caia de vários minutos para apenas alguns segundos.

No ECM os contratos não ficarão mais em pastas, mas sim organizados por diversos quesitos, como partes envolvidas, datas de vencimento ou de assinatura. Isso também é interessante para visualizar melhor os documentos da empresa, fornecendo mais informações úteis para o processo de tomada de decisão na organização.

A segurança também é um ponto forte da ECM. Além de organizar melhor os contratos, é possível determinar quem terá acesso aos mesmos com facilidade, evitando que informações importantes vazem.

E claro, como é tudo digitalizado, é muito improvável que algum documento seja danificado ou destruído por causas físicas, como incêndios.

Além disso, os sistemas de ECM também possuem compatibilidade e conectividade superior aos modelos de gestão de contratos anteriores. Logo, não é preciso se preocupar se um documento vai ou não funcionar em determinado dispositivo. No geral, o acesso aos contratos fica facilitado e mais simples.

Principais componentes da ECM

Dentre os principais componentes da ECM, em relação à gestão de contratos e à organização dos documentos de uma empresa, estão:

Full Text Search

Sua função é classificar os documentos e contratos, a fim de facilitar a sua busca no futuro. Além disso, permite encontrar um arquivo de forma resumida e de acordo com determinado interesse.

Assinatura Digital

A assinatura digital permite a autenticação dos documentos, tornando-os válidos do ponto de vista jurídico, para efeito, por exemplo, da sua utilização na Comissão de Valores Imobiliários e segundo as regras da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), órgão que controla e administra a certificação digital no Brasil.

É importante saber que a assinatura digital tem respaldo legal no Brasil. Logo, utilizar esse tipo de solução é uma forma mais prática de gerenciar contratos, especialmente quando não é possível promover um encontro físico entre as partes envolvidas.

Templates

Os templates são ferramentas que utilizam dados para avaliar as características de determinados itens, tornando mais prática, ágil e direta a sua aquisição.

OCR

OCR é a sigla para Reconhecimento Ótico de Caracteres. Essa ferramenta permite a organização de documentos e a gestão de contratos da empresa, na medida em que revela apenas determinados campos de um documento, facilitando a sua classificação e diminuindo a possibilidade de falhas humanas, tornando céleres e confiáveis as operações.

Viewer

O Viewer, por sua vez, facilita a leitura de documentos, editando-os, e permitindo que sejam visualizados sem a necessidade de baixar o documento integralmente;

Versionamento

O versionamento facilita a gestão de contratos na medida em que permite a identificação de possíveis introduções ou retificações feitas em determinados arquivos, bem como o executor e a data dessas alterações. Esse controle de versões é interessante também para preservar as versões originais desses documentos.

Agora que você já conhece os benefícios do ECM para a gestão de contratos, aprenda também tudo o que uma dashboard pode fazer pela sua empresa. Baixe nosso e-book agora mesmo para melhorar sua produtividade e reduzir seus custos operacionais!