A gestão de conteúdo empresarial (em inglês, Enterprise Content Management ou ECM) é uma solução desenhada para gerenciar documentos e garantir o máximo aproveitamento da tecnologia na prestação de serviço.

Informações não estruturadas — como arquivos do Word, planilhas do Excel, PDFs, imagens digitalizadas etc. — podem ser armazenadas e acessadas pelos colaboradores, no momento certo.

Nas cadeias de suprimentos, na gestão de contratos e até mesmo nos processos de RH, a implementação de uma solução de ECM garante a realização de melhores negócios.

Ao eliminar a dependência de documentos em papel e organizar as informações de acordo com suas necessidades, sua empresa estará pronta para trabalhar de forma mais eficiente.

Neste post, vamos abordar os motivos pelos quais você deve investir nessa tecnologia. Boa leitura!

Diminuição dos custos do negócio

Aplicando uma estratégia adequada às necessidades da sua organização, fica ainda mais fácil identificar o impacto positivo do ECM para diminuir os custos do negócio. Também é possível avaliar o quanto a solução contribui para alcançar resultados em larga escala, a partir de menores investimentos.

A chave é esclarecer os objetivos da empresa e suas implicações. Seja como for, não permita que as restrições da sua atual tecnologia de processamento de dados limitem suas expectativas nesse assunto.

Com o ECM, as informações são disponibilizadas para todos aqueles que precisam — e estão autorizados a acessá-las.

Isso inclui não apenas seus colaboradores, mas também:

• fornecedores;
• parceiros comerciais;
• clientes;
• órgãos governamentais, se for o caso.

A gestão estratégica de conteúdo empresarial garante que você não tenha mais que passar a maior parte do seu tempo contatando todos os envolvidos em um processo para transmitir, repetidamente, seus requisitos.

A consequência disso não se mede apenas pela economia de tempo e dinheiro, mas também na qualidade dos resultados, em todas as áreas de sua empresa.

Em pouco tempo após sua adoção, você começará a ver como o ECM pode ajudar sua empresa a operar em uma escala maior e com menores custos.

Integração da comunicação

Por ajudar a aumentar a cooperação, o ECM permite que profissionais com diferentes conhecimentos contribuam para os resultados globais do negócio. Eles passam a:

• encontrar maneiras mais rápidas de colocar seu produto e/ou serviço no mercado;
• reduzir custos operacionais (como citado);
• completar atividades e processos importantes de forma mais rápida e simplificada.

A gestão estratégica do conteúdo empresarial trazz ferramentas muito importantes para garantir que esses resultados sejam, de fato, obtidos — tais como mensagens instantâneas, e-mails, reuniões on-line e dashboards interativos. Tudo isso pode facilitar e estimular o trabalho colaborativo.

Monitoramento efetivo da empresa

Essas ferramentas permitem, também, uma intervenção imediata ou em momentos de sua conveniência. Você pode:

• monitorar o status atualizado de um problema ou solução;
• realizar consultas;
• propor sugestões;
• fazer apresentações;
• obter comentários.

Tudo isso ajuda a ter maior envolvimento e um acompanhamento mais preciso de todos os elementos que configuram seu negócio.

Essa tecnologia na prestação de serviço é a sua grande aliada para garantir a eficiência do monitoramento interno. Porém, por si só, ela não é suficiente. Sendo assim, é preciso desenvolver estratégias e procedimentos claros de avaliação e controle, de acordo com as caraterísticas específicas da sua organização.

Gostou do post? Se quiser saber mais, entre em contato conosco: você vai se surpreender com as soluções integradas que disponibilizamos para o seu negócio!